eKasa: kto musí mať registračnú pokladnicu a ako funguje

Čo je eKasa jednoducho

Keď si kúpite kávu, chlieb alebo službu u kaderníčky a zaplatíte v hotovosti alebo kartou, dostanete pokladničný doklad. V systéme eKasa sa každý taký doklad hneď pri vystavení odošle cez internet do centrálneho systému Finančnej správy. Štát tak vidí tržby podnikateľov takmer okamžite. Systém bol zavedený, aby sa obmedzilo krátenie tržieb a daňové úniky, najmä pri DPH. Doklad z eKasy má jedinečný identifikátor a QR kód, cez ktorý si zákazník môže overiť, či bol doklad zaevidovaný.

Kto musí používať eKasu

• Podnikatelia, ktorí predávajú tovar alebo poskytujú vymedzené služby fyzickým osobám a prijímajú platbu v hotovosti.
• Od roku 2025 sa povinnosť rozšírila aj na platby platobnou kartou a niektoré ďalšie bezhotovostné platby na mieste predaja.
• Patria sem obchody, reštaurácie, kaderníctva, servisy, remeselníci, taxi a ďalší.
• Výnimky existujú pre niektoré činnosti, napríklad určité predaje cez automaty, niektoré služby alebo predaj vlastných poľnohospodárskych produktov. Zoznam výnimiek je v zákone a mení sa.

Ak platba prebieha prevodom na účet na základe faktúry, eKasa sa zvyčajne nevyžaduje. Presný rozsah povinnosti si overte podľa aktuálneho znenia zákona.

Ako eKasa funguje

• Podnikateľ si kúpi certifikované pokladničné zariadenie alebo použije virtuálnu registračnú pokladnicu, teda bezplatnú aplikáciu Finančnej správy.
• Pokladnicu zaregistruje na Finančnej správe a získa kód pokladnice.
• Každý predaj vytlačí alebo pošle elektronicky ako doklad, ktorý sa súčasne odošle do systému.
• Ak nie je internet, pokladnica doklad uloží a odošle neskôr, keď sa spojenie obnoví.
• Doklady a údaje zostávajú v systéme a slúžia na kontrolu.

Príklad: začínajúca kaderníčka

Simona si otvorí živnosť ako kaderníčka. Zákazníci platia v hotovosti aj kartou. Pred prvou tržbou si preto musí zabezpečiť registračnú pokladnicu. Keďže má málo zákazníkov denne, rozhodne sa pre virtuálnu registračnú pokladnicu, ktorú používa v mobile zadarmo. Každému zákazníkovi pošle doklad elektronicky alebo ho vytlačí cez malú tlačiareň. Po roku, keď počet zákazníkov vzrastie, prejde na klasické pokladničné zariadenie, ktoré je rýchlejšie.

Sankcie

Za nevydanie dokladu, nepoužívanie eKasy alebo nesprávne údaje hrozia pokuty. Pri opakovanom porušení môže úrad uložiť aj zatvorenie prevádzky na určité obdobie. Kontroly robia daňoví úradníci aj formou skúšobných nákupov. Zákazník tiež môže nahlásiť, že nedostal doklad.

Bločková lotéria a práva zákazníka

Doklady z eKasy sa dajú zaregistrovať v národnej bločkovej lotérii, ktorá motivuje zákazníkov pýtať si doklad. Zákazník má právo dostať doklad pri každom nákupe a cez aplikáciu si môže overiť, či je doklad platný. Doklad slúži aj pri reklamácii tovaru.

Výhody a nevýhody

• Výhody pre štát: menej daňových únikov, rýchle údaje o tržbách.
• Výhody pre podnikateľov: férovejšia súťaž, menej papierovania, údaje dostupné online.
• Nevýhody: náklady na zariadenie a servis, potreba internetu, administratíva pri malých podnikateľoch.

Čo robiť pri výpadku pokladnice

Ak pokladnica prestane fungovať, podnikateľ musí vystavovať paragóny, teda papierové doklady s predpísanými údajmi, a po oprave ich dodatočne zaevidovať do systému v zákonnej lehote. Poruchu treba nahlásiť servisu a viesť o nej záznam. Opakované „poruchy“ bez záznamov sú pri kontrole podozrivé a môžu viesť k pokute. Preto sa oplatí mať záložné riešenie, napríklad virtuálnu registračnú pokladnicu v mobile, ktorú možno použiť pri výpadku hlavného zariadenia.