Elektronická fakturácia: čo to je a ako sa pripraviť

Čo je elektronická fakturácia jednoducho

Dnes mnohé firmy posielajú faktúry e-mailom ako PDF. To však nie je elektronická faktúra v pravom zmysle. PDF je len obrázok dokumentu: účtovníčka ho musí otvoriť a údaje prepísať do systému. Štruktúrovaná elektronická faktúra je súbor v presne danom dátovom formáte, napríklad podľa európskej normy EN 16931. Údaje ako dodávateľ, odberateľ, suma, DPH či položky sú v ňom uložené tak, že ich počítač sám prečíta a zaúčtuje.

V praxi to znamená, že faktúra putuje zo systému dodávateľa priamo do systému odberateľa cez certifikovanú sieť alebo platformu a zároveň sa údaje dostanú k finančnej správe.

Prečo sa zavádza

• Boj proti daňovým podvodom: finančná správa vidí faktúry takmer v reálnom čase a ľahšie odhalí karuselové podvody s DPH.
• Menej papierovania: odpadá prepisovanie faktúr a chyby pri ňom.
• Rýchlejšie platby: faktúra sa automaticky spracuje a schváli.
• Jednotné pravidlá v EÚ: Európska únia v rámci balíka ViDA (DPH v digitálnom veku) smeruje k povinnej elektronickej fakturácii pri obchodoch medzi firmami v rôznych krajinách.

Slovensko pripravilo vlastný model povinnej elektronickej fakturácie medzi firmami s postupným zavádzaním. Presné termíny, rozsah a technické podmienky si overte na stránkach Finančnej správy a ministerstva financií, pretože sa môžu meniť.

Príklad: ako to bude vyzerať v praxi

Malá stavebná firma dnes vystaví faktúru v účtovnom programe, uloží ju do PDF a pošle e-mailom. Odberateľ ju vytlačí, schváli a účtovníčka ju prepíše. Po zavedení povinnej elektronickej fakturácie firma vystaví faktúru v tom istom programe, no ten ju vygeneruje v štruktúrovanom formáte a odošle cez certifikovaného poskytovateľa. Odberateľovi sa faktúra automaticky objaví v jeho systéme a finančná správa dostane údaje. Firma už nemusí podávať niektoré údaje do kontrolného výkazu DPH ručne, lebo ich štát má z faktúr.

Čo to znamená pre podnikateľov

• Budete potrebovať účtovný alebo fakturačný softvér, ktorý vie vytvárať a prijímať štruktúrované faktúry.
• Pravdepodobne budete využívať certifikovaného poskytovateľa prenosu faktúr, ktorý môže účtovať poplatky.
• Treba sa naučiť nové postupy a overiť si správnosť údajov odberateľov, napríklad IČ DPH.
• Menší podnikatelia s malým počtom faktúr môžu využiť bezplatné riešenie, ak ho štát ponúkne, prípadne lacné online nástroje.
• Výhodou bude rýchlejšie spracovanie, menej chýb a jednoduchšie účtovníctvo.

Riziká a obavy

Podnikateľské zväzy upozorňujú na náklady na nový softvér a školenia, najmä pre malé firmy a živnostníkov. Ďalšou obavou je ochrana dát, keďže štát bude mať podrobný prehľad o obchodoch firiem. Pri zle nastavenom systéme hrozia aj technické problémy, napríklad výpadky, ktoré by mohli zdržať fakturáciu.

Skúsenosti iných krajín

Taliansko zaviedlo povinnú elektronickú fakturáciu medzi firmami už v roku 2019 a výrazne tým znížilo medzeru v DPH. Podobné systémy majú Maďarsko, Poľsko, Francúzsko či Španielsko, hoci sa líšia technickým riešením a termínmi. Skúsenosti ukazujú, že prechod je náročný najmä na začiatku, no po zavedení firmy oceňujú menej papierovania a štát vyššie príjmy z DPH. Slovensko sa pri návrhu svojho modelu inšpirovalo aj týmito krajinami.

Ako sa pripraviť už teraz

• Overte si u dodávateľa účtovného softvéru, či a kedy bude podporovať štruktúrované faktúry.
• Udržujte presné údaje o odberateľoch v systéme.
• Sledujte oficiálne informácie finančnej správy o termínoch a podmienkach.
• Ak vystavujete faktúry ručne vo Worde či Exceli, je čas prejsť na fakturačný program.